Innkjøp i Agder Energi

Agder Energi kjøper årlig inn varer og tjenester for store beløp. Alle anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse, være etterprøvbare, og dokumenterte.

Kontakt oss på telefon 38 60 70 00, eller send en epost til: innkjop@ae.no

Informasjon for leverandører

Samfunnsansvar og innkjøpspolicy

Agder Energi har en høy etisk standard i alt vi foretar oss. Det innebærer blant annet at konkurransene skal gjennomføres på en forretningsmessig god måte, og at vi skal opptre overfor leverandører og potensielle leverandører på en profesjonell måte. Vi forventer det samme fra leverandørene.

Se våre Retningslinjer for Samfunnsansvar og etikk.  

Samfunnsansvar

Agder Energis arbeid med samfunnsansvar skal være forretningsmessig basert og i samsvar med den bransjemessige og generelle nasjonale utviklingen på området.

Det betyr at konsernet lever opp til de føringer som kommer fra norske myndigheter og samtidig etterlever prinsippene i FN-initiativet The Global Compact innenfor områdene menneskerettigheter, arbeidslivsstandarder, miljø og anti-korrupsjon.

Les mer i Konsernføring samfunnsansvar.pdf

Innkjøpspolicy

Alle anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse, være etterprøvbare og dokumenterte. Agder Energi skal utnytte sin innkjøpsmakt til å oppnå best mulige avtaler. Gode avtaler skal være med på å skape økt konkurransefortrinn for Agder Energi.

Anskaffelsene skal gjennomføres på en måte som sikrer høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen. Anskaffelsene skal vurderes opp mot samlede levetidskostnader. Dette innebærer at en skal ta hensyn til både anskaffelsens engangskostnader og de påfølgende driftskostnadene.

Generelle krav og betingelser

Generelle avtalebetingelser

Våre krav og betingelser for leverandører til konsernet finner du i Generelle avtalevilkår for tjenestekjøp.pdf

Kontrakter

Agder Energi benytter i størst mulig grad standard kontrakter. Der det ikke finnes standardkontrakter benyttes Agder Energi sine generelle avtalevilkår for tjeneste- og varekjøp.

Bakgrunnssjekk

På grunn av føringer i Kraftforsyningsforskriften krever Agder Energi at det gjennomføres en kontroll av alt personell som har tilgang til særskilte deler av vår virksomhet. Tjenester relatert til selskaper tilknyttet Kraftforsyningens beredskapsorganisasjon, men også øvrige selskap som kan være berørt, krever man bakgrunnssjekk/ full bakgrunnssjekk før et oppdrag igangsettes. 

Levering og leveringstider

Leverte produkter og tjenester skal til enhver tid være i samsvar med det som fremkommer av kontrakten og bestillingen. Avvik til dette skal varsles umiddelbart. Våre generelle avtalevilkår inneholder bestemmelser om fritt levert til våre lokasjoner. Dersom ikke annet er avtalt så gjelder dette.

Krav til faktura

Agder Energi godtar kun elektroniske fakturaer fra våre leverandører . Hensikten er å redusere behandlingstiden, øke kvaliteten og at vi sammen gjør en felles innsats for miljøet ved å redusere papirbruken. Det samme gjelder også for kreditnota og purringer. 

 

 

Krav til faktura

Agder Energi benytter EHF som standard for faktura og kredittnota. For å sikre en korrekt behandling av fakturaene fra våre leverandører, er vi avhengig av at fakturaene tilfredsstiller noen minimumskrav. Kravene er i henhold til DIFI sine retningslinjer for formatet.

Agder Energi godtar kun elektroniske fakturaer fra våre leverandører. Hensikten er å redusere behandlingstiden, øke kvaliteten og at vi sammen gjør en felles innsats for miljøet ved å redusere papirbruken. Det samme gjelder også for kreditnota og purringer.

Kravet til fakturering gjelder for følgende selskap:

Organisasjonsnummer Selskap
981952324 Agder Energi AS
989198637  Agder Energi Venture AS
996325830  Norsk Varme- og Energiproduksjon AS
982974011  Agder Energi Nett AS
882973972 Agder Energi Vannkraft AS
998340403      Agder Energi Kraftforvaltning AS
955007514  Otra Kraft DA
959951829  Otteraaens Brugseierforening
847088842 Arendals Vassdrags Brugseierforening
995878550 Northconnect AS
996625001          Northconnect KS
914496438  Stoaveien 14 AS
914496284 Stoa 192 AS
914496268 Stoa 234 AS
982974062 LOS AS
819449392 Entelios AS
921002807 Entelios Trading AB Filial i Norge
980921409 Agder Energi Varme AS
915499511        Enfo AS
920441580 Agder Energi Fleksibilitet AS

Sende faktura

Leverandører kan benytte ulike verktøy for å sende faktura til våre selskap.

EHF - Elektronisk Handelsformat

De fleste økonomisystem støtter dette formatet, for mer info se anskaffelser.no. Det kreves ingen testfaktura før oppstart, men det gjøres oppmerksom på at fakturafiler som ikke tilfredsstiller referansekravene vil bli avvist og returnert.

Web-fakturaportal

For leverandører som ikke har mulighet for å sende EHF faktura fra sitt fakturasystem, kan man benytte ulike løsninger for web-fakturaportal. Her skriver du inn din faktura på en nettside og tjenesten sender fakturaen i riktig format og infrastruktur til mottaker. Sender du få fakturaer så kan dette være løsningen for deg. SendRegning er eksempel på et slikt system. Mer informasjon om løsningen og veiledning for å sende faktura, se sendregning.no.

Løsningen koster kr. 11 pr faktura. Agder Energi har ingen avtale med disse selskapene og kan ikke bistå med support på tjenestene, kontakt tilbyderne direkte.

Krav til referanser på fakturaen

Alle fakturaer må ha en referanse. Nedenfor er det gitt en forklaring på de ulike referansene:

1. Bestillings-/ ordrenummer

Dette skal oppgis dersom innkjøpsordre fra et Agder Energi selskap foreligger. Ordrenummer er et heltall (ingen bokstaver, tegn eller mellomrom skal oppgis i feltet). Dersom innkjøpsordre ikke foreligger, skal feltet holdes tomt eller merkes med bokstavene NA

EHF referanse: OrderReference/ID

2. Deres referanse

Her skal det legges inn et 6-sifret ansattnummer (ingen bokstaver, tegn eller mellomrom). Ansattnummeret er oppgitt på innkjøpsordre. Dersom innkjøpsordre ikke foreligger, ta kontakt med din kontaktperson hos kunde (AE-selskap) for å få oppgitt ansattnummeret. Feltet er obligatorisk i EHF og må inneholde en verdi.

EHF-referanse: BuyerReference

3. Kontrakt-/ Rammeavtalenummer

Her kan kontrakts- / rammeavtalenummer legges inn. Nummeret avklares med kontaktperson hos kunde (AE-selskap).

EHF referanse: ContractDocumentReference/ID

4. Tilleggsreferanser:

Her kan referanser som ikke er dekket over angis. Mer enn en tilleggsreferanse kan angis.

EHF referanse: AdditionalDocumentReference/ID

Øvrige krav

I våre standard avtalevilkår fremgår det at vi har netto 30 dagers betalingsbetingelser. Dersom ikke noe annet er avtalt, forutsettes det at fakturaen er i samsvar med dette. Frakt og eventuelle fakturagebyrer må være avtalt på forhånd. Våre standard leveringsbetingelser er i henhold til INCOTERMS 2010– DDP (fritt levert). Vi aksepterer normalt ingen fakturagebyrer.

Bli leverandør

Send en kort beskrivelse av de varer og/eller tjenester som virksomheten din kan tilby, samt kontaktinformasjon (firmanavn, eventuell kontaktperson, telefon og e-postadresse), på mail til innkjop@ae.no. Skriv "Ny leverandør til Agder Energi" i emnefeltet til mailen.

Vi oppfordrer alle som ønsker å bli leverandør til Agder Energi om å registrere seg i UNCE. Vi benytter dette registeret som leverandør- og kvalifikasjonsordning ved mange av våre utlysninger/konkurranser.

Kontaktpersoner:

Olav Ausel

Innkjøpssjef

Sverre Benestad

Seniorrådgiver Innkjøp

Trond Borø

Konsulent Innkjøp

Knut Otto Pedersen

Seniorrådgiver Innkjøp

Linn Katrin Skare

Rådgiver Innkjøp

Elin Svennevig

Seniorrådgiver Innkjøp

Jan Wilhelmsen

Seniorrådgiver Innkjøp